Nápověda: Import pacientů

Obsah:

1. Proč importovat své pacienty do Medevio?
2. Export kartotéky z ambulantního softwaru
3. Import kartotéky do Medevio
4. Nevíte si rady?
5. Jak přidat nového pacienta manuálně
6. Jak přidávat nově zaregistrované pacienty do Medevio průběžně
7. Co když to mám hotové?

1. Proč importovat své pacienty do Medevio?

Import pacientů je základní krok pro rychlé rozšíření Medevia mezi pacienty.

Hlavní výhody:

• můžete pacienta kontaktovat přes Medevio
• jednoduché zapisování pacientů do kalendáře
• při napojení ústředny v Medevio vidíte, jaký pacient volal
• zvaní pacientů do Medevio SMS zprávou
• karta pacienta

2. Export kartotéky z ambulantního softwaru

Dostat všechny pacienty do Medevia je otázka několika minut. Prvním krokem bude export vaší kartotéky. Podívejte se, jak exportovat kartotéku z vašeho ambulantního systému:

• PC Doktor
• Medicus
• Smartmedix
• Amicus
• Medistar
• Dr. Rex
• 3L
• pro další systémy zatím nemáme připravené návody, ale věříme že ve spolupráci s vašim IT to nebude problém. Hlavní je, aby výsledný soubor (ideálně CSV) obsahoval čísla pojištěnců, telefonní čísla a jména.

Poznámka: Doporučujeme, aby u pacienta byl vždy alespoň jeden kontakt, abyste mu mohli poslat pozvánku do Medevio.

3. Import kartotéky do Medevio

1. Importy najdete v Menu pod názvem Import kartotéky. Na této stránce vidíte přehled všech historických importů a tlačítko pro nový import.

   Chtete-li importovat nové pacienty, použijte tlačítko Nový import v pravém horním rohu.

2. V dalším kroku nahrajte soubor, který jste exportovali z vašeho ambulantního systému.

   Zvolit lze i více souborů, pokud mají stejnou strukturu.

   Soubor by měl obsahovat alespoň:

   • příjmení
   • jméno
   • rodné číslo
   • telefon
   • e-mail

3. Na další stránce je třeba přiřadit jednotlivé sloupce políčkům z nabídky.

   Medevio vám s přiřazením pomůže. U většiny údajů umíme odhadnout, o jaký typ údaje se jedná a předvybereme správnou možnost.

   
   

   Vybírat můžete z těchto možností:

   Jména

   • Jméno: Křestní jméno pacienta
   • Příjmení: Příjmení pacienta
   • Jméno a příjmení: Jméno a příjmení v jednom sloupci , v pořadí Jméno Příjmení
   • Příjmení a jméno: Jméno a příjmení v jednom sloupci , v pořadí Příjmení Jméno

   Kontakty

   • Telefonní číslo: Hlavni telefonní číslo na pacienta nebo jeho oprávněno osobu. Na tento telefon budou chodit SMS z Medevio.
   • Sekundární telefonní číslo: Další telefonní číslo na pacienta nebo jeho oprávněno osobu. Tento kontakt se propíše do poznámky na kartě pacienta, pokud již má pacient vyplněný hlavní telefon.
   • E-mail: Hlavni e-mailová adresa pacienta nebo jeho oprávněné osoby. Na tuto adresu budou chodit e-maily z Medevio.
   • Sekundární e-mail: Další e-mailová adresa pacienta nebo jeho oprávněné osoby. Tento kontakt se propíše do poznámky na kartě pacienta, pokud již má pacient vyplněnou hlavní e-mailovou adresu.
   • Kombinace telefonu a e-mailu: E-mail a telefon v jednom sloupci v libovolném pořadí. Algoritmus umí odstranit i případné poznámky. Kontakty se propíší do příslušných polí v Medevio. Má-li pacient již hlavní e-mail nebo telefon, propíší se do poznámky na kartě pacienta.

   Ostatní

   • Rodné číslo: Rodné číslo pacienta s nebo bez lomítka.
   • Datum narození: Datum narození ve formátech dd.mm.yyyy nebo dd/mm/yy(yy).
   • Pojišťovna: Číselný kód zdravotní pojišťovny.
   • Poznámka: Libovolný text, který chcete mít uvedený na kartě pacienta.

   Speciální možností je pak (neimportovat), kdy daný sloupec nebude do Medevio nahrán.

   Vždy je nutné, aby každé pole bylo vybráno maximálně jednou. Jedinou výjimku je Poznámka, kterou lze vybrat vícekrát.

   
   

4. Dole na stránce nastavíte, jakým způsobem má import proběhnout a můžete také označit všechny importované pacienty štítkem.

   Volba Jaká data chcete importovat? ovlivňuje, jakých pacientů se bude import týkat.

   • Přidat nové a aktualizovat data u stávajících: Do Medevio se přidají pacienti, které ještě v kartotéce nemáte a zároveň se aktualizují data u těch, které již v kartotéce máte.
   • Pouze přidat nové: Do Medevio se přidají pacienti, které ještě v kartotéce nemáte. Data u stávajících pacientů zůstanou nezměněna.
   • Pouze aktualizovat data u stávajících: Do Medevio se NEpřidají žádní noví pacienti. Pouze se aktualizují data u těch, které již v kartotéce máte.

   Systém rozpoznává pacienty na základě rodného čísla nebo kombinace data narození a telefonního čísla.

   Importovaným pacientů můžete také přiřadit štítek, abyste je v kartotéce rozpoznali. Zaškrtněte možnost Označit importované pacienty štítkem a vyberte z existujících štítků nebo vytvořte nový. Pokud má štítek parametr Důležitý štítek, bude viditelný napříč Medevio. V opačném případě pouze na kartě pacienta.

   Chcete-li různé pacienty označit různými štítky, je potřeba udělat export navíckát.

   
   

5. Potvrďte tlačítkem dole na stránce. Tím započne import, jehož dokončení trvá několik minut. O dokončení vás budeme informovat e-mailem. Tlačítkem Rozumím se dostanete na přehled importů

6. Přehled importů najdete na stejné stránce, na které jste import začali.

V tabulce historických importů najdete:

• kdy import proběhl
• odkaz na soubor s kartotékou, který jste do Medevio nahráli
• jméno uživatele, který import zadal
• stav importu (Probíhá, Dokončen)
• report o počtu nově nahraných, aktualizovaných, vynechaných pacientů, a také počet těch, které jsme nemohli nahrát
  • noví: nově nahraní pacienti, které jste doposud neměli v Medevio kartotéce
  • aktualizovaní: pacienti, které jste měli v Medevio a my u nich upravili údaje
  • vynechaní: pacienti, které jsme ze souboru neimportovali, protože jste zvolili jednu z možností (pouze aktualizovat stávající pacienty, pouze přidat nové pacienty) a daní pacienti nevyhovovali zvolené podmínce
• pokud se někteří pacienti nenahráli, najdete v posledním sloupci excelový soubor, kde jsou chybné řádky a důvod, proč jsme je nemohli nahrát.

7. Importovat pacienty můžete na pravidelné bázi. Zajistíte tak, že budete mít stejné pacienty v Medevio i vašem ambulantním systému.

4. Nevíte si rady?

Pokud si nebudete vědět rady, nezoufejte, napište či zavolejte, uděláme to společně.

5. Jak přidat nového pacienta manuálně

Pacienty je možné do Medevio nahrát i ručně v modulu pacienti. Stačí použít tlačítko v pravém horním rohu Nový pacient.

6. Jak přidávat nově zaregistrované pacienty do Medevio průběžně

1. Zopakujte jednou za čas import kartotéky

2. Přidejte pacienty manuálně, viz výše.

3. Sdělte každému novému pacientovi, aby se do Medevio zaregistroval a odeslal vám požadavek – pak nemusíte dělat nic a pacienti se vám v Medevio sami objeví. 🙂

7. Co když to mám hotové?

Vyzkoušejte si pár pacientů pozvat.

1. Klikněte na 🔎 ve vašem Medevio.
2. Najděte pacienta – třeba toho, kterého právě očekáváte v ordinaci.
3. Pokud Medevio zatím nepoužívá, na jeho kartě uvidíte jednoduché tlačítko "Odeslat SMS pozvánku". Neváhejte ho takto pozvat – usnadníte mu/jí tak první kroky s aplikací.