Nápověda: Kalendáře a on-line objednávání

Novinky v kalendářích NOVINKA

• Stránkování kalendářů: pokud používáte více než 8 kalendářů, pro lepší orientaci kalendáře rozdělíme na stránky.
• Vlastní řazení kalendářů a jejich přehlednější zobrazení: v Nastavení kalendářů si sami zvolte pořadí zobrazovaných kalendářů.
• Vyhledávání kalendářů v postranním panelu: pomocí vyhedávače si v seznamu kalendářů rychle vyhledejte konkrétní kalendář nebo skupinu kalendářů.
• Skrytí kalendářů bez události nebo bloku: nově si lze zobrazit pouze kalendáře těch lékařů, kteří v dané období skutečně ordinují.
• Více účastníků u události: nově lze k události přidat více účastníků. Díky tomu je možné např. mít událost v kalendáři více lékařů, sestry a lékaře nebo třeba lékaře a místnosti.
• Účastníci u kalendářového bloku: u kalendářového bloku lze přidat povinné účastníky. Blok pak dovolí objednávání pouze pokud mají v kalendáři volno všichni účastníci a rovnou vytvoří událost ve všech jejich kalendářích.
• Vkládání termínů přes kalendář: založte si jednoduše kalendářový blok přímo v kalendáři, aniž byste museli do nastavení termínů.
• Rychlý přesun v čase: přeskočte rychle v čase o 1, 3, 6 nebo 12 měsíců a objednejte pacienta rychleji na vybraný termín.
• Zaplňování termínů: vyberte, zda necháte pacienty vybírat z termínů libovolně nebo chcete termíny zaplňovat postupně.
• Vylepšení změny události a dodatečného přidání události k požadavku: změna události již probíhá přímo v kalendáři a ne ve speciálním okně.
• Plánování události do volných termínů: zobrazte si přímo v kalendáři volné termíny pro vybraný typ požadavku a naplánujte do něj událost na 1 kliknutí.
• Nové a lepší zadávání dovolených: nově lze vybrat, kterých kalendářů se dovolená týká a zda upozorňovat pacienty na stránkách kliniky a v ústředně.
• Opakující se Jiná událost: umožňuje u Jiných událostí nastavit opakování, takže si můžete nastavit např. pravidelnou pauzu na oběd.
• Možnost neupozorňovat pacienta: nově si můžete zvolit, zda budete pacienta informovat o založení, změně nebo zrušení události. Také můžete upravit, jestli má být před událostí upomenutý a kolik dní dopředu.
• Nový kabát stránky Dovolených: přehlednější stránka s dovolenými umožňuje zobrazit najednou dovolené všech pracovníků v klinice.
• U Jiné události lze nově nastavit, jakou barvu má událost v kalendáři.

Obsah

1. Úvod - kde kalendáře najdete a k čemu slouží
2. Práce s kalendářem a nastavení vzhledu
3. Pacientské události - jak funguje objednávání pacientů
4. Termíny - bloky pro objednávání pacientů
5. Dovolené (nepřítomnosti)
6. Jiné události
7. Nastavení kalendářů ve vaší klinice
8. Objednávání ze strany pacienta
9. Import událostí externího kalendáře do Medevio

Úvod - kde kalendáře najdete a k čemu slouží

Kalendáře slouží pro objednávání pacientů a organizaci času zaměstnanců kliniky. Jsou jednou ze základních funkcí Medevio a najdete je v horní navigaci pod Kalendář.

Záložka Kalendář má 4 sekce, mezi kterými můžete přepínat v horní navigaci:

• Kalendář
• Dovolené
• Nastavení termínů
• Nastavení

Kalendář

Hlavní stránka s kalendáři ve vaší klinice.

Můžete zde zakládat, prohlížet, měnit či rušit události v daných kalendářích.

Kalendář nabízí různé pohledy, které lze dodatečně přizpůsobit, ideálně právě pro vaši praxi.

V kalendářích můžete spravovat:

• události s pacienty (rezervace)
• události bez pacientů (blokace objednávání, porady atd.)
• dovolené a státní svátky
• a vypsané termíny pro objednávání pacientů

Dovolené

Na této záložce uvidíte vypsané všechny dovolené z kalendářů, ke kterým máte přistup a budete je moct editovat.

Nastavení termínů

Termín neboli blok je prostor ve dni (od - do), během kterého řešíte určité úkony či druh pacientů, například preventivní a jiné prohlídky neinfekčních pacientů. Termíny pak slouží pro objednávání pacientů do správných časů, ať již se objednává pacient sám nebo ho objednává někdo z kliniky.

Nastavení

Slouží k přidávaní/odebírání jednotlivých kalendářů a správě jejich chování a zobrazení.

Práce s kalendářem a nastavení vzhledu

Stránka kalendáře nabízí různé možnosti nastavení. V horní liště nad kalendářem najdete:

• (1) Roletku s volbou zobrazení: Náš kalendář nabízí 5 různých pohledů:

  • Den
  • Pracovní týden
  • Týden
  • Měsíc
  • Agenda: chronologický výpis naplánovaných událostí

• (2) Tlačítko dnes: Zobrazí dnešní den ve zvoleném zobrazení.
• (3) Šipky pro posun v čase: Posouvají zobrazované období do minulosti/budoucnosti.
• (4) Šipka pro rychlý posun v čase: NOVINKA Umožňuje přeskočit v čase o 1, 3, 6 a 12 měsíců dopředu oproti zobrazenému dni.

Další ovládací prvky najdete v levé liště, kterou lze minimalizovat kliknutím na tlačítko v horní liště.

• (5) Tlačítko Najít termín: NOVINKA Zobrazí v kalendáři všechny volné termíny pro vybraný typ požadavku.
  Dostupné pouze pro vybrané tarify

• (6) Minikalendář: Slouží pro rychlé přeskakování v čase. V minikalendáři vidíte vyznačené aktuálně zobrazené období a dnešní den.

• (7) Přepínání kalendářů: Máte-li v klinice více kalendářů, najdete je vypsané v sekci Kalendáře.

  • V pohledech Den, Pracovní dny a Týden lze zobrazit více kalendářů najednou.
  • Kliknutím na zaškrtávátko u jména kalendáře ho vybere, opětovné kliknutí odvybere.
  • Kliknutí na jméno kalendáře vybere pouze daný kalendář. Díky tomu lze rychle přepnout na daný kalendář, máte-li vybraný jiný/jiné kalendáře.
  • Vaše kalendáře se v seznamu zobrazí vždy na prvním místě.
  • Pořadí kalendářů si můžete změnit v nastavení kalendářů, vizte nápověda.

• (8) Přepínání kalendářů (skupiny): Skupiny kalendářů jsou vhodné zejména pro větší kliniky s větším množstvím kalendářů. Jejich seskupení zpřehledňuje práci s kalendáři a umožňuje je hromadně zobrazit/skrýt.

  • Máte-li nastavené skupiny kalendářů, lze kalendáře přepínat i na úrovni skupin v sekci Skupiny kalendářů
  • Ovládání je totožné, jako u přepínání kalendářů.
  • Klik na zaškrtávátko u skupiny zvolí/odebere ze zobrazení všechny kalendáře v dané skupině.
  • Kliknutí na šipku u skupiny ji rozbalí/zabalí.
  • Pořadí skupin kalendářů si můžete změnit v nastavení kalendářů, vizte nápověda.

• (9) Zoom: Mění vertikální měřítko kalendáře. Pokud se u vás točí pacienti např. po 5 minutách, nastavte si maximální zoom (5 minut) . Pokud u vás naopak tráví pacienti delší čas, nastavte si větší oddálení a uvidíte delší časový výsek. Zoom není dostupný v pohledech Měsíc a Agenda.

• (10) Kompaktní zobrazení: Kompaktní zobrazení umožní na jednu obrazovku dostat více kalendářů, za cenu vynechání některých informací. Toto zobrazení minimalizuje obsah události až do stavu, kdy se událost ukazuje pouze jako barvený blok. V kompaktním zobrazení se vůbec nezobrazují:

  • Stavy pacienta
  • Stavy události
  • Termíny (postranní pruhy)

• (11) Skrýt neordinující: NOVINKA Zapnutí tohoto přepínátka skryje z označených kalendářů ty, které ve zvoleném období:

  • nemají událost (ať už jako organizátor nebo účastník) nebo
  • nemají kalendářový blok (ať už jako organizátor nebo účastník) nebo
  • mají kalendářový blok, ale v kalendáři je zároveň dovolená nebo je státní svátek (výjimkou je situace, kdy má lékař nastaveno, že ve státní svátky ordinuje).

  Tyto skryté kalendáře jsou v postranním panelu označeny ikonou vykřičníku s vysvětlením, že daný kalendář nemá událost ani termín. Skrývání není aplikováno při pohledu jednoho kalendáře. Tato funkce je přístupná pouze pro vybrané tarify.

Dále je možné v kalendáři (12) skrýt časy ráno a večer, aby se vám zobrazovala pouze vaše ordinační doba - zbylé časy se skryjí za zelenou lištu. Kliknutím na lištu skryté časy zobrazíte. Pokud by ve skrytém čase byla naplánovaná nějaká událost, zobrazí se vám upozornění.

• Rozsah skrývání nastavit v Nastavení kalendářů.

• (13) Vyhledávací pole kalendáře: NOVINKA Pomocí vyhledávání rychle naleznete kalendáře nebo skupiny kalendářů v postranním panelu. Při vyhledávání klíčového slova se skryjí ty kalendáře nebo skupiny, které ho neobsahují. Vyhledávání je přítomné zvlášť pro sekci Kalendáře a Skupiny kalendářů. Tato funkce je přístupná pouze pro vybrané tarify.

• (14) Vybrat vše a Zrušit výběr: Tato tlačítka umožňují hromadně označit nebo odoznačit kalendáře z postranního panelu. Pokud máte zároveň vyfiltrované kalendáře pomocí vyhledávače (vizte bod 13), tlačítka ovládají pouze tyto kalendáře.

Stránkování kalendáře NOVINKA

Používáte-li ve vaší klinice větší množství kalendářů, oceníte funkci stránkování. Pokud budete mít zobrazených více než 8 kalendářů, v pravém dolním rohu kalendáře/obrazovky uvidíte počet stránek. Na každé stránce zobrazujeme maximálně 8 jednotlivých kalendářů.

Mezi stránkami kalendáře se můžete přepínat klikem na šipky nebo konkrétní stránky. Jednoduchá šipka vás přepne o jednu stránku dopředu/zpět, klikem na dvojitou šipku se rychle dostanete na úplně první/poslední kalendář.

Stránkování vám umožní lepší orientaci mezi kalendáři, které jste už viděli, pokud např. hledáte volný termín pro pacienta.

Pacientské události - jak funguje objednávání pacientů

Pacienty můžete do kalendáře objednávat sami nebo je nechat objednávat do vypsaných termínů.

Zobrazení události

S událostí se vždy rovnou vytváří i požadavek daného typu. Kliknutí na událost v kalendáři otevírá detail požadavku. V jeho horní části pak vidíte naplánovanou událost.

Miniatura události v kalendáři obsahuje:

• Jméno pacienta
• Čas začátku události
• Interní poznámku (zobrazuje se vždy pouze jedna)
• Typ požadavku formou barvy. Barva události se bere z ikonky typu požadavku (tu lze změnit v nastavení kliniky v sekci požadavky).
• Stav události, pokud je jiný než -
• Stav pacienta, pokud je jiný než Aktivní

V agendovém zobrazení zobrazujeme ještě dodatečné informace:

• Rodné číslo pacienta
• Zdravotní pojišťovnu pacienta
• Označení videohovorů
• Název požadavku, pokud jste požadavek přejmenovali
• Typ požadavku

V kalendářovém zobrazení najdete tyto informace v tooltipu po najetí myší na událost.

Nová událost - jak objednat pacienta?

Novou událost lze naplánovat kliknutím do volného místa v kalendáři nebo zaplánováním do vypsaného termínu přes tlačítko Najít termín.

• Poznámka: můžete objednat i více pacientů na stejný čas (samotní pacienti se pak mohou objednat jen do volných časů).

(1) Klik v kalendáři

Událost vytvořte kliknutím do volného místa v kalendáři (alternativně lze událost přidat z detailu požadavku přes tlačítko Přidat termín).

• Tip: zmáčknutím tlačítka myši, táhnutím a puštěním můžete vytvořit událost o potřebné délce.

(2) Přes tlačítko Najít termín NOVINKA

Dostupné pouze pro vybrané tarify

Stisknutím tlačítka Najít termín v levém horním rohu otevře dialog s výběrem typu požadavku. Po výběru požadavku se vám v kalendáři zobrazí volné termíny, které máte pro tento typ požadavku vytvořené.

• Termíny se zobrazí jak zelené bloky s časem od-do.
• Událost lze zaplánovat i na libovolné jiné místo v kalendáři, i na místo "vedle volného termínu".
• Pokud máte v jeden čas vypsaných více bloků pro stejný typ požadavku, ukazují se termíny jen z prvního.
• Plánovací mód zrušíte stisknutím Zrušit plánovaní v levém panelu nebo miniatuře v horní části stránky.

Kliknutím na termín ho vyberete a pokračujete ve vytváření události.

Pokračování - obě možnosti

Následně se otevře okno, ve kterém nastavíte, koho a na co chcete objednat:

• V horní části okna lze nastavit účastníky události a čas a délku události. Do editace se dostanete kliknutím na ikonu tužky.

  • Organizátor se přednastaví dle toho, do jakého kalendáře jste klikli. Po kliku na ikonu tužky však můžete organizátora změnit nebo k události nepovinně přidat další účastníky. NOVINKA
    • Jako účastníky můžete přidat jakékoliv další kalendáře z ordinace.
    • Můžete tak přidat třeba sestru, dalšího lékaře nebo funkci použít k rezervaci místnosti.

  Více o fungování účastníků popisujeme v této části Nápovědy.

  • Den a Začátek se přednastaví dle toho, kam jste v kalendáři klikli (1) nebo dle vybraného termínu (2).

  • Doba trvání se nastaví automaticky dle zoomu kalendáře (pokud plánujete mimo vypsané bloky) nebo dle nastavení bloku (1). Při plánování přes tlačítko Najít termín bude délka nastavena dle vybraného termínu (2).

  • Poslední možností je nastavit událost jako celodenní, kdy pak volíte pouze den začátku a konce.

• Vyberte pacienta, kterého chcete objednat.

  • Začněte psát jméno nebo rodné číslo pacienta a systém vám napoví podle vaší kartotéky.
  • Pokud se jedná o nového pacienta, můžete ho rovnou založit kliknutím na volbu + Nový pacient

• Nepovinně můžete k události doplnit Interní poznámku, kterou pak uvidíte ve vytvořeném požadavku. Pacient k této poznámce nemá přístup.

• Vyberte důvod objednání, tzn. odpovídající Typ požadavku a klikněte na tlačítko Vytvořit.

  • Pokud událost vytváříte v čase, ve kterém máte vypsaný termín, bude předvybraný typ požadavku podle prvního typu z daného termínu (1).
  • Pokud plánujte přes Najít termín, bude také typ požadavku automaticky předvybraný.

• Nakonec vyberete, zda chcete pacienta upozorňovat o události: NOVINKA

  • Zpráva o vytvoření události: Pacientovi se po vytvoření události odešle e-mail s pozvánkou a SMS/notifikace. Součástí e-mailu je i Informace po odeslání.
  • Upozornění o blížící se události: Pacientovi se před událostí pošle upomínka. Můžete si zvolit, kolik dní předem má upomínka přijít. Jak změnit text upomínky najdete zde. Výchozí nastavení tohoto upozornění se řídí nastavením daného typu požadavku.

Změna události VYLEPŠENÉ FUNGOVÁNÍ

Chcete-li změnit termín objednání, máte tři možnosti:

• V detailu požadavku u události kliknout na tři tečky a vybrat možnost Upravit událost. V kalendáři lze stejné menu vyvolat pravým klikem myši. Po kliknutí se vám otevře detail události. NOVINKA
  • Na detailu události můžete změnit čas a délku trvání
  • Kliknutí na tlačítko Přeplánovat v kalendáři vám otevře kalendář a vy můžete událost ručně umístit
  • Na této obrazovce můžete také přidat další účastníky a doplnit novou Interní poznámku k požadavku (pozor, nezobrazují se zde původní interní poznámky).

• V detailu požadavku u události kliknout na tři tečky a vybrat možnost Změnit termín. V kalendáři lze stejné menu vyvolat pravým klikem myši. Po kliknutí se vám otevře kalendář, kde budete moct událost nově umístit.

  • Nový termín vyberete kliknutím do kalendáře nebo výběrem ze zobrazených termínů (pouze vybrané tarify).
  • Po kliknutí na jeden z termínů se vám objeví okno, kde můžete upravit čas/trvání události a přidat si k požadavku novou interní poznámku.
  • Typ požadavku a pacienta nemůžete při přeplánování události změnit.

• Přetažením v kalendáři (kliknutí a táhnutí nebo táhnutí za hranu události).

  • Přetahovat události lze v pohledech Den, Pracovní týden, Týden a Měsíc.
  • Přetahovat můžete pouze v rámci zvoleného období, nelze tedy např. v týdenním pohledu přesunout tažením do jiného týdne.
  • U měsíčního pohledu se přetažením zachovává čas začátku události.

Při změně termínu potvrzujete, zda chcete o změně informovat pacienta.

Přidání události k existujícímu požadavku

Pokud máte již založený požadavek, můžete k němu dodatečně událost přidat. V horní části požadavku v místě pro událost vidíte "Termín nebyl vybrán". Kliknutí na tlačítko Plus vás přesune do kalendáře, kde budete moct událost zaplánovat

• Nový termín vyberete kliknutím do kalendáře nebo výběrem ze zobrazených termínů (pouze vybrané tarify).
• Po kliknutí se vám objeví okno, kde můžete upravit čas/trvání události, přidat si k požadavku novou interní poznámku a zvolit, zda chcete u přidání události informovat pacienta.
• Typ požadavku a pacienta nemůžete při dodatečném přidání události změnit.

Zrušení události

Termín lze zrušit na stránce detailu požadavku. Stačí kliknout na tlačítko Změnit či zrušit a vybrat možnost Zrušit rezervaci pacienta.

Při zrušení termínu potvrzujete, zda chcete o změně informovat pacienta.

Kontextové menu (pravý klik myši)

• Klik pravým tlačítkem myši na událost vyvolá kontextové menu, ze kterého můžete

  • Otevřít kartu pacienta v Medevio
  • Otevřít kartu pacienta ve vašem ambulantním systému, pokud ho máte s Medevio propojený (platí jen pro vybrané AIS)
  • Změnit termín
  • Zrušit termín
  • Změnit stav události

  
  

Odškrtávání událostí aneb stavy událostí

Dostupné pouze pro vybrané tarify

Potřebujete si poznačit, které události proběhly a na které pacient nedorazil? Nebo ty, které jsi již vykázali? Použijte stavy události.

Jaké stavy událostí máme?

Chtěli jsme vám dát maximální volnost v tom, jak stavy událostí budete využívat. Proto jsme přidali 3 stavy, které mají pouze vizuální charakter a nepředjímají tak způsob využití.

• ✓

• - (Výchozí stav)

• X

Kde stavy vidíte?

Stavy událostí vidíte:

• V kalendáři: Zde zobrazujeme pouze stavy ✓ a X , kvůli úspoře místa.
  
  
• Na detailu požadavku u události: Zde zobrazujeme všechny 3 stavy.

Kde se stavy mění?

Stavy lze změnit na obou místech, kde je zobrazuje, tedy na kalendáři a v detailu požadavku.

• V kalendáři: Menu s nastavením stavu vyvoláte kliknutím pravým tlačítkem myši na událost.
• Na detailu požadavku u události: Menu s nastavením stavu vyvoláte kliknutím na ikonku stavu u události.

Účastníci události Novinka

Událost v Medevio může mít více účastníků na straně ordinace. Na straně pacientů zatím více účastníků neumožňujeme.

Každá událost i kalendářový blok mají vždy jeden hlavní kalendář dle toho, v jakém kalendáři byly vytvořeny. Ten označujeme jako "Organizátor". U obou pak lze přidat další účastníky.

Událost

Událost se přidá do všech kalendářů vybraných v poli Přidat účastníky při vytváření události. Účastníky lze přidat/odebrat i u existující události v dialogu Úprava události.

Pokud budete chtít událost s více účastníky přeplánovat, uděláte to stejným způsobem jako u jakékoliv jiné události. Změnu lze provést z jakéhokoli kalendáře, ve kterém se událost nachází. Jen pozor, v Plánovacím módu (po kliknutí na Změnit termín) musíte přeplánování provést v kalendáři organizátora.

Změna organizátora je zatím možná jen přesunutím události tažením do jiného kalendáře. Chystáme možnost změnit organizátora také v dialogu Upravit událost.

Kalendářový blok (Dostupné pouze pro vybrané tarify)

Účastníky můžete přidat také u kalendářového bloku (více o kalendářových blocích píšeme v další kapitole). To ovlivňuje:

• V jakých kalendářích je vyžadováno volno při nabízení termínů pacientům a lékaři po klinutí na Najít termín.
• Do jakých kalendářů se událost následně přidá.

Blok může upravovat pouze jeho Organizátor. Ostatní účastníci pouze vidí nastavení bloku bez možnosti jeho úpravy.

Termíny - bloky pro objednávání pacientů

Termíny (neboli bloky) slouží k lepší organizaci péče během týdne/dne, například vypsáním bloků pro prevence a očkování dopoledne a pro nemocné pacienty odpoledne.

U termínů lze zvolit, zda mají pouze interní funkci nebo slouží i pro objednávání ze strany pacienta.

Nastavení termínů nemusí přesně odpovídat ordinační době – tu nastavíte na stránce Nastavení ordinační doby.

Kde termíny najdete a jak fungují

Termíny vidíte v kalendáři jako úzké pruhy po levé straně každého dne v pohledech Den, Pracovní dny a Týden.

Pokud máte u termínu nastavenou viditelnost pro pacienty, mohou se do volných časů pacienti objednat na daný typ úkonu (= typ požadavku). Události pak již dodatečně neschvalujete.

Pokud je termín neviditelný pro pacienty nebo má-li omezenou viditelnost pro vybrané pacienty, zobrazuje se v kalendáři jako tečkovaný, respektive šrafovaný.

Vám termíny pomáhají při plánování termínů. Nejen že vidíte, kde jste chtěli řešit jaké úkony, ale při plánování události se přednastavují parametry podle vypsaných termínů v daný čas.

Nastavení termínů

Termíny nastavíte na záložce Nastavení termínů nebo zjednodušeně přímo klikem do kalendáře.

Termíny se nastavují zvlášť pro každý kalendář. Ten volíte v horní části stránky. Níže pak najdete tabulku se všemi vypsanými termíny.

Nový termín

Nový termín přidáte klikem do volného místa přímo v kalendáři nebo tlačítkem Plus v Nastavení termínů. Tím otevřete okno s plánováním bloku. U bloku lze nastavit:

• (1) Organizátora a účastníky: NOVINKA (Dostupné pouze pro vybrané tarify) vyberte, zda se blok týká pouze tohoto kalendáře nebo i dalších účístníků:

  • Událost vytvořená z tohoto bloku bude automaticky přidaná do všech vybraných kalendářů.
  • Volné termíny pro pacienty nebo v plánovacím módu u lékaře budou vyžadovat volné místo ve všech těchto kalendářích.
  • Kalendářový blok můžete editovat pouze u jeho Organizátora (tzn. v kalendáři, ve kterém původně vznikl). Ostatní účastníci pouze vidí jeho nastavení, ale nemohou je měnit.

• (2) Jaké dny se má opakovat: zaškrtněte dny, ve kterých se má blok každý týden opakovat.

• (3) Začátek a konec: nastavte čas začátku a konce daného bloku

• (4) Nastavení opakování: zde můžete nastavit způsob a rozsah opakování bloku.

  • (5) Způsob opakování: zvolte, zda chcete opakovat každý týden nebo v sudé/liché týdny.
    Dostupné pouze pro vybrané tarify

  • (6) Opakovat od/do: chcete-li, aby se blok opakoval jen mezi vybranými daty, nastavte rozsah od-do. Pokud si chcete nastavit jednorázový blok bez opakování, ponechte obě data stejná.

• (7) Typy požadavku: vyberete, co chcete v daný čas řešit.

  • V nabídce jsou vidět pouze typy požadavků, které mají nastavený Povinný nebo Nepovinný výběr termínu. Ty s nastavením Bez rezervačních termínů zobrazíte zaškrtnutím možnosti Zobrazit typy požadavků s nastavením "Bez rezervačních termínů" (8) pod seznamem typů požadavků.

  • Zaškrtnutím typu požadavku ho přidáte/odebere z bloku.

  • V jednom termínu lze mít libovolný počet typů požadavku.

  • Pod názvem požadavky vidíte, jaké má aktuálně nastavení týkající se objednávání.

  • Kliknutím na ikonu tužky (9) na konci řádku se dostanete do nastavení parametrů daného typu požadavku týkajících se objednávání.

    • Upravení parametrů specificky pro tento blok: Délku události a to, zda se bude jednat o videohovor, lze nastavit specificky pro daný blok termínů.
      Dostupné pouze pro vybrané tarify
    • Upravení parametrů napříč všemi bloky: Pokud chcete tyto parametry změnit u všech bloků, proklikněte se do nastavení typu požadavku a údaje změňte tam.

• Viditelnost termínů: (Dostupné pouze pro vybrané tarify)

  • Viditelnost termínů pro pacienty (10) - zvolte, jestli mají termíny sloužit pro pacienty nebo pouze pro interní využití v klinice. Nastavíte-li termíny jako viditelné, pacienti se budou moct objednat sami. Lze také termíny zviditelnit pouze vybraným pacientů.

    • Viditelné pro všechny pacienty: Termíny vidí všichni pacienti při objednávání.

    • Neviditelné pro pacienty: Termíny vůbec nevidí pacienti při objednávání, slouží pouze pro objednávání lékařem/sestrou.

    • Pouze pro pacienty z uloženého filtru pacientů: Termíny jsou dostupné pouze pro pacienty odpovídající filtru. Můžete tak například vypsat jiné termíny pro vaše prémiové pacienty.

      • Lze vybrat více filtrů najednou - termín pak uvidí pacient, který je alespoň v jednom z nich.
      • Pokud by se na daný požadavek chtěl objednat pacient, který nespadá do žádného filtru, krok s výběrem termínu přeskočí a požadavek se založí bez termínu.
      • Více o tvorbě uložených filtrů zde.

  • Viditelnost termínů pro kliniky (11) NOVINKA - nastavte si, jaké kliniky k vám mohou referovat pacienty.

    • Viditelné pro všechny kliniky: Termíny daných typů referenčních požadavků vidí všechny kliniky.
    • Neviditelné pro kliniky: Termíny nevidí žádné jiné kliniky.
    • Pouze vybrané: Termíny jsou dostupné pouze pro vámi vybrané kliniky. Jednoduše vyhledejte Medevio profil kliniky, se kterou máte o referování dohodu. Referující klinika k vám bude moci pacienta objednat na některý z vámi nabízených časů.

• (12) Zaplňování termínů: NOVINKA (Dostupné pouze pro vybrané tarify) vyberte, zda necháte pacienty vybírat z termínů libovolně nebo chcete termíny zaplňovat postupně. Na výběr máte následující varianty:
  • Zaplňovat termíny libovolně: Pacient si může vybírat ze všech volných termínů pro daný požadavek
  • Nabídnout pacientům jen navazující termíny: Pacient dostane na výběr pouze z navazujících termínů. Při této volbě si můžete nastavit, zda chcete blok zaplňovat od začátku, konce nebo z obou stran.
  • Nabídnout pacientům preferenčně navazující termíny: Funguje obdobně, jako kombinace variant výše. Pacient vidí, jaké termíny preferujete, ale pouze jako doporučení a vybrat může jakýkoliv.

Po vytvoření se termín přidá do tabulky s termíny.

Změna termínu

Kliknutím na řádek s termínem se otevře podobné okno, jako když termín vytváříte. Výjimkou je výběr dní. Pokud jste vytvořili termín s více zvolenými dny, vzniknou z nich samostatné termíny, které lze upravovat pouze po jednom.

Termín také lze upravit přímo v kalendáři klikem na existující termín.

Smazání termínu

Klikněte na řádek s termínem a v okně zvolte možnost smazat. Tu je nutné potvrdit.

Dovolené (nepřítomnosti)

Pokud nebudete ordinovat z důvodu nepřítomnosti, zadejte si ji do kalendáře.

Kde dovolené uvidíte?

• V kalendáři: oranžově vyznačené
• V záložce Dovolené v horní navigaci kalendáře

Kde dovolené nastavíte?

Nepřítomnost lze zadat 3 způsoby:

• Kliknutím do volného místa v kalendáři a překliknutím na záložku Dovolená v horní části nově otevřeného okna. Následně klikněte na tlačítko Přidat dovolenou či volno.
• V záložce Dovolené v horní navigaci kalendáře
• V menu v hlavní navigaci pod volbou Přidat dovolenou či volno.

Všechny možnosti výše vám otevřou okno, ve kterém dovolenou nastavíte.

• Vyberte, kterých kalendářů se dovolená týká. Zvolit lze více kalendářů. NOVINKA
• Zadejte den začátku a konce dovolené.
• Vyberte, zda chcete upozornit pacienty na stránce vaší kliniky. Můžete také upravit text, který se pacientům zobrazí. V textu lze používat proměnné dle návodu pod textovým polem. NOVINKA
• Pokud máte naši Pokročilou telefonní ústřednu, můžete zvolit, jestli mají být volající pacienti upozorněni speciální záznamníkovou hláškou. NOVINKA
• Potvrďte tlačítkem Vytvořit dovolenou.

Vaši zadanou dovolenou můžete kdykoliv upravit nebo smazat. Dohledáte ji v záložce Kalendář – Dovolené, nebo přímo v Kalendáři u konkrétního data, ke kterému jste ji zadali. Pak na ni jednoduše klikněte a upravujte.

Jak dovolené fungují?

• Dovolená vyblokuje zvolené kalendáře pro objednávání pacientů. Do ostatních kalendářů se i nadále budou moci objednat. Vy naopak můžete události plánovat i do dnů s dovolenou.
• Pacienti vidí plánované dovolené na stránce vaší kliniky, pokud jste nechali zaškrtnuté Upozornění pacientů. Zbývá-li do začátku dovolené méně něž 3 dny nebo je aktuálně běžící, zobrazí se pacientům výraznější upozornění. Jeho součástí je zpráva, kterou jste si u dovolené nastavili.
• Pozor: Pokud máte v době dovolené již nějaké naplánované události, je potřeba je zrušit nebo přesunout ručně.

Dovolená a ústředna

Pokud používáte naší chytrou ústřednu, lze u vyšších tarifů nastavit záznamníkovou hlášku při dovolené. Tu lze zapínat nebo vypínat při nastavení dovolené.

Nová stránka s přehledem dovolených NOVINKA

Stránka na záložce Dovolené má nový kabát. Co jsme upravili?

• Stránka má nově formu tabulky, ve které vidíte dovolené všech lékařů najednou
• V tabulce vidíte:
  • Kalendáře, kterých se dovolená týká
  • Stav dovolené (Proběhlá, Probíhající, Naplánovaná)
  • Trvání dovolené (od - do)
  • Zda má dovolená nastavená upozornění na klinice a v ústředně
• V tabulce lze libovolně filtrovat. Ve výchozím stavu jsou vidět pouze Probíhající a Naplánované dovolené.

Jiné události

Jiné události jsou události bez pacienta. Tyto události, stejně jako dovolené, blokují pacientům možnost objednání na daný čas. Využívejte je např. pro interní schůzky nebo osobní záležitosti.

Jinou událost založíte kliknutím do volného místa v kalendáři a překliknutím na záložku Jiná událost v horní části nově otevřeného okna.

Stejně jako u pacientských událostí nastavujete v horní části:

• Den začátku
• Čas začátku
• Dobu trvání
• Celodenní trvání
• Navíc je zde možné navolit opakování události z předdefinovaných hodnot

Pole Vaše poznámka pak určuje popisek, s jakým se událost zobrazuje v kalendáři.

Můžete si také určit, jakou barvu bude mít událost v kalendáři. NOVINKA

Jiné události vidíte v kalendáři šedivě.

Opakování jiných událostí NOVINKA

U Jiných událostí si můžete nastavit, zda a jak se má daná událost opakovat. Můžete si určit následující způsoby:

• Denní
• Denní v pracovní dny
• Týdně v daný den
• Měsíčně v daný den (datum - 18. den)
• Měsíčně v daný den (den v týdnu - 3. středa)
• Ročně v daný den

Pokud následně chcete událost z dané sekvence smazat nebo upravit, máte možnost upravit jen danou událost, danou událost a všechny následující, případně všechny události.

Pokud upravíte jednu konkrétní událost v sérii, odpojí se od opakování a stane se samostatnou. Následná úprava předchozí události s volbou „upravit tuto a všechny následující“ ovlivní pouze propojené události v sérii, ale ne ty, které byly dříve upraveny samostatně.

Nastavení kalendářů ve vaší klinice

Záložka nastavení v navigaci kalendáře slouží ke správě vašich kalendářů.

• Přidávání, odebírání a úprava kalendářů.
• Přidávání, odebírání a úprava skupin kalendářů.
• Nastavení pravidel pro objednávání pacientů.
• Vlastní řazení kalendářů.
• Propojení s jinými kalendáři (Google, Outlook, Apple...).
• Další nastavení kalendářů (text pro pacienty, skrývání časů atd.)

Tabulkové zobrazení seznamu kalendářů umožňuje přehlednější práci s kalendáři.

V tabulce Kalendáře zobrazujeme:

• Jméno kalendáře
• Uživatel - zobrazíme jen pokud je ke kalendáři přiřazen.
• Skupiny - pokud je kalendář součístí skupin/y, zobrazíme jméno těchto skupin.
• Omezení zobrazení v čase - ukazuje nastavené zobrazení časů v kalendáři.
• Ordinuje ve svátcích - pokud kalendář umožňuje objednávání pacientů i ve státní svátky, zobrazíme ikonu zelené fajfky.
• Akce - pod třemi tečkami se skrývají možnosti upravení kalendáře, smazání anebo sdílení.

V tabulce Skupiny kalendářů zobrazujeme:

• Jméno skupiny
• Počet kalendářů - tzn. kolik kalendářů skupina obsahuje.
• Akce - zde najdete možnost pro úpravu nebo smazání skupiny.

Před jménem kalendáře zobrazujeme ikonu, jejíž tažením můžete změnit pořadí daného kalendáře.

Přidávání, odebírání a úprava kalendářů

V Medeviu můžete mít kalendářů kolik jen chcete. Typicky každý zaměstnanec by měl mít svůj kalendář. Každý kalendář pak může mít své vlastní bloky (například pokud u vás očkování řeší sestřička, pak bloky pro očkování by se měly nacházet v jejím kalendáři).

Jiný důvod pro vytvoření více kalendářů je pokud ordinujete na více místech. Pak dává může dávat smysl vytvořit vlastní kalendář pro každé místo/pobočku. Řešení je zde více a ozvěte se nám, rádi poradíme jak nejlépe v Medevio řešit vaši situaci.

Nahoře na stránce vidíte přehled všech kalendářů ve vaší klinice.

Přidání kalendáře

Nový kalendář přidáte přes tlačítko Přidat kalendář.

Otevře se vám stránka, kde zadáte:

• Kterému uživateli kalendář přísluší: tento kalendář uvidí daný zaměstnanec jako první v seznamu.
• Jméno kalendáře: zobrazí se v levém ovládacím panelu kalendáře
• Zkratku kalendáře: zobrazí se na místech, kde není prostor pro celé jméno kalendáře, např. při pohledu více kalendářů.
• Omezení zobrazovaných časů: ovlivní, jaké časy budou v kalendáři skryté za zelenou lištou.
• Sdílení událostí z kalendáře do jiných aplikací (Google kalendář, Apple kalendář, Outlook apod.): umožní synchronizovat události v kalendáři do jiných kalendářových aplikací.
• Státní svátky: Pokud je tato volba zaškrtnutá, nemohou se pacienti objednat do termínů ve státních svátcích. Chcete-li ordinovat pouze ve vybrané svátky, odvyberte tuto možnost a svátky, které chcete mít volné, vyblokujte pomocí Dovolené nebo Jiné události.

Vlastní řazení kalendářů

Pokud používáte více kalendářů, v nastavení si můžete přizpůsobit jejich pořadí – změny se projeví jak v seznamu kalendářů v postranním panelu, tak v hlavním zobrazení kalendářů. Seřadit si můžete samostatné kalendáře i skupiny kalendářů.

Pro změnu pořadí klikněte a táhněte ikonou 6 teček před jménem kalendáře.

Pozor, vaše vlastní kalendáře (tzn. kalendáře vaší kliniky, u kterých jste nastavený jako uživatel) zobrazujeme vždy na prvním místě bez ohledu na vlastní řazení.

Úprava kalendáře

V seznamu kalendářů klikněte na kontextové tlačítko na pravé straně (...) a vyberte volbu Upravit. Na stránce můžete upravit stejné parametry jako u zakládání kalendář.

Smazání kalendáře

V seznamu kalendářů klikněte na kontextové tlačítko na pravé straně (...) a vyberte volbu Smazat.

Smazat lze pouze ty kalendáře, které nemají naplánované žádné události s pacientem v budoucnosti. Ty je nejprve nutné zrušit nebo přesunout.

Zároveň každá klinika musí mít alespoň jeden kalendář, takže poslední kalendář smazat nejde.

Přidávání, odebírání a úprava skupin kalendářů

Dostupné pouze pro vybrané tarify

Pro větší kliniky umožňujeme organizovat kalendáře do skupin. Skupiny můžete vytvořit např. podle:

• specializace
• adresy, na které pracovník působí
• zda se jedná o kalendáře lékaře, sestry, recepce

Jeden kalendář může být i ve více skupinách.

Seznam všech skupin najdete na stránce pod seznamem kalendářů.

Přidání skupiny kalendářů

Novou skupinu kalendářů přidáte přes tlačítko Přidat skupinu.

V otevřeném okně skupinu pojmenujte a vyberte kalendáře, které chcete do skupiny zařadit.

Po přidání kalendáře do skupiny se u něj v tabulce kalendářů objeví štítek. Máte tak vždy přehled, v jakých skupinách je kalendář zařazený.

Vlastní řazení skupin kalendářů

Pokud na své klinice používáte několik skupin kalendářů, v nastavení si můžete přizpůsobit jejich pořadí – změny se projeví jak v seznamu kalendářů v postranním panelu, tak v hlavním zobrazení kalendářů. Seřadit si můžete skupiny kalendářů i samostatné kalendáře.

Pro změnu pořadí klikněte a táhněte ikonou 6 teček před jménem skupiny kalendářů.

Úprava skupiny kalendářů

V seznamu skupin kalendářů klikněte na kontextové tlačítko na pravé straně (...) a vyberte volbu Upravit.

Můžete upravit jméno skupiny a zařazené kalendáře.

Smazání skupiny kalendářů

V seznamu skupin kalendářů klikněte na kontextové tlačítko na pravé straně (...) a vyberte volbu Smazat.

Sdílená nastavení kalendářů

Nejníže na stránce nastavení kalendářů najdete sdílená nastavení pro všechny kalendáře v klinice.

Pravidla pro objednávání

Zde můžete nastavit, jaké termíny vidí pacienti při objednávání (platí pouze pro objednávání ze strany pacientů).

• Maximální čas do budoucnosti: vyberte, jak moc dopředu se mohou pacienti objednávat.

• Minimální čas před termínem: zadejte, kolik hodin nejpozději před termínem si ho může pacient zarezervovat. Lze určit zvlášť pro pacienty s prémiovým plánem a pacienty bez něj.

• Výchozí kalendář při objednávání ze strany pacienta: (Dostupné pouze pro vybrané tarify) ovlivňuje, jaký kalendář se při objednávání pacientovi zobrazí jako výchozí.

  • Kombinovaný kalendář s termíny všech pracovníků: pacient uvidí jako první termíny ze všech kalendářů, které mají pro daný požadavek vypsané termíny

  • Kalendář pracovníka, u kterého byl pacient naposledy: pacient uvidí jako první termíny z kalendáře lékaře, u které byl s daným typem požadavku naposledy (nebo s jiným problémem, pokud tento typ požadavku zadal poprvé).

    • Pozn. tato volba zároveň nastaví kalendář daného lékaře jako výchozí i při plánování rezervace ze strany kliniky.

Poznámka viditelná pacientům při volbě termínu

Můžete si zde také nastavit poznámku, kterou vaši pacienti uvidí při výběru termínu ve vašem kalendáři, například:

Objednávání ze strany pacienta

Objednávání

Máte-li pro daný typ požadavku vypsané termíny, pacient bude při zadávání požadavku vyzván k výběru termínu.

Tento krok je povinný, pokud máte u požadavku nastavený Povinný výběr termínu (změnit můžete v nastavení typu požadavku v záložce Objednávání). V případě Nepovinného výběru termínu může pacient tento krok přeskočit.

Pacient vybírá pouze z pro něj dostupných termínů:

• Viditelnost: jsou v blocích viditelných pro pacienty nebo pro skupinu pacientů, do níž pacient spadá
• Časový horizont: jsou v dostupném časovém horizontu, tedy mezi minimálním a maximálním časem před začátkem termínu.
• Nepřekrývají se: nekryjí se s jinou událostí nebo jiným pacientem. Medevio hlídá, aby se vám neobjednali dva pacienti na jeden čas, i když jste si třeba jiného pacienta zadali do kalendáře sami.
• Svátek nebo dovolená: pacienti se nikdy nemohou objednat do termínů během vaší dovolené, pokud dovolenou nezakládáte až po vzniku pacientovi rezervace. U svátků lze objednávání povolit v nastavení kalendáře, ale ve výchozím nastavení je také zakázané.

Není-li pro něj dostupný žádný termín, může pacient krok s výběrem přeskočit i když má požadavek nastavený Povinný výběr termínu.

Během výběru termínu se pacientovi zobrazuje Poznámka při volbě termínu, pokud ji máte nastavenou.

Pacientovi se jako první nabídnou termíny dle nastavení Výchozí kalendář při objednávání ze strany pacienta:

• termíny ze všech kalendářů a může si přepnout na termíny z vybraného kalendáře
• termíny z kalendáře lékaře, u kterého byl naposledy a může si přepnout na všechny termíny nebo termíny jiného lékaře

Změna a rušení termínu

Nejen lékaři, ale i pacienti mohou termíny měnit a rušit. Medevio umožňuje pacientům zrušit či změnit kdykoliv. Cílem je, aby se lékař dozvěděl o tom, že pacient nepřijde, i kdyby to mělo být jen hodinu před událostí.

Pokud pacient mění nebo ruší termín, vyžadujeme po něm udání důvodu. Důvod zrušení uvidíte v automatické zprávě v chatu požadavku. Tento krok prokazatelně snižuje bezdůvodné rušení termínů ze strany pacientů.

Upozornění pro pacienta NOVÉ FUNKCE

Medevio automaticky upozorňuje pacienty ohledně kalendářových událostí.

• Po objednání:

  • Pokud objednává lékař, přijde pacientovi SMS/notifikace o založení události a e-mail, který obsahuje kalendářovou pozvánku a Informaci po odeslání. Při vytváření máte možnost pro danou událost neupozorňovat.
  • Pokud událost zakládá pacient, přijde mu pouze e-mail s pozvánkou a Informací po odeslání

• Při změně nebo zrušení termínu: Pokud pacientovi změníte nebo zrušíte termín rezervace, přijde mu notifikace/SMS a e-mail s upravenou pozvánkou. To, jestli posílat upozornění, potvrzujete při změně i smazání události.

• Před událostí: 1 den před událostí přijde pacientovi zpráva s připomínkou blížící se události. K této zprávě lze připojit instrukce pro pacienta. Text zprávy lze přizpůsobit v nastavení typu požadavku. Lze také změnit, kolik dní předem zpráva chodí. Při zakládání události máte možnost pacienta neupozorňovat nebo upozornit v jiný den.

Import událostí externího kalendáře do Medevio

Informace o možnostech importu kalendářových událostí z externího systému do Medevio najdete zde.